Documentación obligatoria en colegios: Guía de legajos, actas y normas para la gestión educativa en Región Cuyo y Patagonia

El segundo semestre concentra gran parte de las obligaciones administrativas de los colegios. La actualización de documentación, el registro de actas, las evaluaciones, los cierres de períodos y otras exigencias normativas requieren una planificación cuidadosa para evitar demoras e incumplimientos.

Por eso, en Quinttos recopilamos los calendarios escolares oficiales de todas las provincias para ofrecerte un repaso práctico de las fechas más importantes que deberías tener presentes durante el resto del ciclo lectivo.

En este artículo reunimos las fechas correspondientes a la Región Cuyo y Patagonia. Si tu institución se encuentra en otra jurisdicción, también podés consultar nuestras guías para las regiones centro y provincia de Buenos Aires o  NOA y NEA, con el mismo nivel de detalle.

Además, desde nuestro Calendario Escolar podés consultar y filtrar las fechas según tu jurisdicción, agregarlas directamente a Google Calendar o descargar el calendario en PDF para compartirlo con tu equipo y planificar el resto del año con mayor facilidad.

Normativa por provincia: Exigencias clave para Región Cuyo y Patagonia

Chubut

• Fechas Límite para Viajes y Salidas:

30 de octubre de 2026: Fecha límite para la autorización de viajes educativos.

30 de noviembre de 2026: Fecha límite para autorizar y ejecutar salidas locales (de una jornada o menos).

• Cierre del Ciclo (18 de diciembre de 2026): 

Realización de la última Jornada Pedagógica anual obligatoria. Los actos de egreso deben ejecutarse el último día de clases dentro del horario escolar regular, salvo autorización expresa de la Supervisión.

• Monitoreo Continuo: 

Cumplimiento de las tres (3) reuniones anuales obligatorias con familias (sin suspensión de clases) y coordinación de las tres (3) jornadas pedagógicas pautadas para días sábados.

La Pampa

• Comunicación de Valoraciones Pedagógicas (Agosto):

Comunicación a las familias de las valoraciones pedagógicas en los tres niveles.

En Nivel Secundario, la información debe cargarse obligatoriamente en el módulo de Valoración Pedagógica del Sistema "Voz por Vos".

• Documentación Docente (Agosto): 

Finalización del proceso de revisión y devolución de planificaciones docentes por parte de los equipos directivos.

• Acuerdos de Convivencia: 

Entre fines de julio y principios de agosto, el Nivel Secundario debe presentar la revisión y reescritura de los AEC (Acuerdos Escolares de Convivencia).

• Tareas Administrativas (Diciembre a Febrero):

 Ejecución de tareas administrativas post-clases, elaboración y notificación de la agenda institucional para dicho período.

Mendoza

• Encuentros de Inclusión (Octubre): 

Jornadas dirigidas a Equipos de Gestión y apoyo a la inclusión durante el "Mes de la Inclusión" (Semana de la Inclusión Educativa: 14 al 17 de octubre).

• Meses Temáticos: 

Monitoreo de proyectos transversales obligatorios (San Martín en agosto, Alfabetización en septiembre y Mes de la Cultura del Agua en noviembre).

• Mesas Examinadoras y Actas: 

Organización de mesas evaluadoras sin interrupción de clases; registro obligatorio en actas de las ausencias y notificaciones docentes en Jornadas Institucionales.

• Actos de Fin de Curso: 

Coordinación de fechas con instituciones con las que se comparta edificio e informe formal al supervisor.

• Hito: 

28 de septiembre (Día del Director/a de Escuela).

Neuquén

• Documentación e Institucional (CES - Calendario Escolar Situado):

4 de septiembre de 2026: Fecha límite de carga/actualización de alumnos en el sistema S.I.Un.Ed. (Sistema Integral Único de Educación) para confirmación de matrícula e impresión de Memoriales.

8 de octubre de 2026: Envío digital de la Planilla de Organización Escolar (con aval de Supervisión).

• Legajos (Legajo Único):

14 de agosto de 2026: Nivel Inicial debe enviar el Legajo Único a las escuelas primarias de destino.

21 de agosto de 2026: Escuelas Primarias solicitan formalmente los legajos a Nivel Inicial para los inscriptos a 1.er año.

Incorporación obligatoria de 3 informes de trayectoria al legajo (19 de noviembre en Inicial; 24 de noviembre en Primaria).

• Cuaderno de Actuación Profesional:

18 al 25 de septiembre de 2026: Notificación del primer asiento (cargo y responsabilidades).

4 de diciembre de 2026: Segundo asiento (Nivel Inicial: planificación, legajos, reuniones).

Marzo / Mayo 2027: Tercer y cuarto asiento (evaluación del desempeño anual).

• Comunicaciones con Familias:

 Intercambio evaluativo del primer informe de trayectorias en Nivel Inicial (19 al 23 de octubre).

Río Negro

• Acción Exclusiva de Gestión Privada:

31 de agosto al 10 de septiembre: Inscripción y confirmación formal de estudiantes ingresantes para el Período 2027.

• Legajos (LUA) y Sistema SAGE:

Carga y actualización en SAGE-LUA (Sistema de Administración de la Gestión Educativa - Legajo Único del Alumno). Actualización de matrícula durante los 15 días posteriores a cada cierre evaluativo.

En septiembre, presentación de la Planilla de Organización Escolar OE1 en formato digital.

• Actas y Reuniones:

Obligatoriedad de labrar y enviar por correo a la Supervisión las actas de cada Jornada Institucional.

Realización de al menos tres reuniones docentes y tres reuniones con familias al año, requiriendo convocatoria previa y acta posterior obligatoria.

 San Juan

• Documentación de Gestión Privada (Plataforma DEP):

24 al 27 de noviembre: Presentación impresa de la DDJJ (Declaración Jurada) de Aranceles, Matrícula Final y Planta Funcional a través de la plataforma DEP (Dirección de Educación Privada).

29 de diciembre: Cierre definitivo de Documentación Institucional del ciclo.

San Luis

• Legajos:

 El armado y organización del LUA (Legajo Único del Alumno) es un proceso correspondiente al período de inicio o adaptación del ciclo lectivo (del 23 de febrero al 14 de marzo en Nivel Inicial). El calendario no exige la apertura o reorganización de legajos para la segunda mitad del año.

• Actas (Libro de Actas):

Su uso es obligatorio de forma continua para asentar lo tratado en cualquier reunión de personal.

Tras el receso de invierno, es obligatorio registrar en acta lo trabajado durante las Jornadas de Trabajo Institucional (Jornadas de Reflexión) desarrolladas al cierre de cada trimestre.

Para los Niveles Primario y Secundario, el segundo trimestre finaliza el 15 de septiembre, fecha en la que (al igual que al término del tercer trimestre) se deben confeccionar las actas correspondientes.

• Comunicaciones Obligatorias:

Mesas de Exámenes (Nivel Secundario): Del 20 al 24 de julio se realiza la 2.ª Instancia de exámenes (previos, libres y equivalencias). Es obligatorio notificar a la comunidad educativa los días y horarios con la debida antelación.

Inscripciones 2027: Durante el mes de octubre, la Dirección de cada establecimiento debe definir y comunicar de manera fehaciente las fechas de inscripción a las familias.

• Documentación de Evaluación:

Evaluaciones Trimestrales: En Primaria y Secundaria, las evaluaciones de fin del 2.º trimestre se programan del 2 al 8 de septiembre de 2026; las del 3.er trimestre, del 25 de noviembre al 1 de diciembre de 2026.

Evaluación del PAP (Plan de Alfabetización Provincial): Del 19 de octubre al 19 de noviembre de 2026 se debe registrar la evaluación del PAP y el diagnóstico de fluidez lectora en Inicial, Primario y Secundario.

Todo el proceso evaluativo debe volcarse en el Documento de Comunicación de Resultados para su notificación a los tutores.

Santa Cruz

• Manejo de Legajos y Documentación de Alumnos:

1 al 10 de agosto: Las instituciones deben enviar las planillas de inscripción de alumnos nuevos a la Dirección Provincial/General correspondiente para su posterior remisión al LUA (Legajo Único de Alumnos). Es obligatorio adjuntar fotocopia del DNI (Documento Nacional de Identidad) del estudiante y de sus adultos responsables.

1 al 10 de agosto: Remisión de planillas de movimientos de matrícula (altas, bajas o sin novedad) a la Secretaría Técnica Pedagógica para la posterior notificación al Departamento de Seguros.

• Documentación Administrativa del Personal:

1 al 5 de agosto: Envío de las planillas de inasistencias del personal por vía jerárquica.

Último día hábil de agosto: Remisión formal de las planillas de novedades del personal.

• Trámite de Documentación Exclusivo para Gestión Privada:

30 de septiembre: Remisión obligatoria de los contratos educativos del Ciclo Lectivo 2027 a la Dirección Provincial de Educación de Gestión Privada para su elevación a la Secretaría de Comercio de la provincia.

• Formación en Trámites Administrativos (Nivel Primario):

4 al 06 de agosto: Capacitación obligatoria (sin suspensión de clases) para Secretarios Técnicos, Supervisores Pedagógicos y Equipos de Gestión sobre el "Circuito para la tramitación de los movimientos administrativos".

Tierra del fuego

• Informes y PPI (Inclusión): 

Entrega de boletines y PPI: Primaria 2° trim (14-18 de septiembre), Primaria 3° trim (9-11 de diciembre), Inicial 2° cuatrimestre (7-11 de diciembre). Secundaria: 3 de agosto, 28 de septiembre, 2-4 de diciembre y finales del 2 al 17 de diciembre. Reuniones familiares de secundaria del 1 al 15 de octubre.

• Inscripciones y Legajos 2027 (Inicial y Primario): 

1ª instancia (22-23 de septiembre), 2ª instancia (5-7 de octubre, sorteo 13 de octubre), 3ª instancia (19-21 de octubre y 21-23 de noviembre, sorteo 27 de octubre).

• Inscripciones Secundaria (1° Año): 

Hermanos (7-28 de septiembre), general (9-20 de noviembre), sorteo (3 de diciembre).

• Relevamientos y POF: 

2° Relevamiento Jurisdiccional e índices de adeudadas (13-25 de agosto). Migración BNH y Matrícula Provincial (1-21 de septiembre). Proyecciones de cargos y horas 2027 vencen el 26 de octubre.

• Evaluación Nacional: 

Operativo Aprender (3° año de Primaria) el 17 y 18 de noviembre.

• Actas de Jornadas:

 3ª Jornada (18 de noviembre) y 4ª Jornada (18 de diciembre). Plazo de 5 días hábiles para elevar el acta a Supervisión. Citaciones escritas a familias con 48 hs de anticipación.

Quinttos en la gestión educativa: Tu aliado estratégico ante la complejidad normativa

Llevar el control manual de estas fechas, formatos y exigencias consume horas valiosas de los equipos de la institución que podrían derivar en sanciones o problemas de auditoría.

Quinttos unifica la gestión pedagógica y administrativa de tu institución, adaptándose a las normativas locales de cada provincia. Con Quinttos podés:

• Automatizar las comunicaciones oficiales y el envío de boletines digitales cumpliendo con los plazos de cada ministerio.
• Centralizar los legajos de alumnos y personal, facilitando las migraciones de datos requeridas por sistemas provinciales.
• Generar actas de examen y planillas de calificación de manera limpia, rápida y sin errores de transcripción manual.
• Gestionar cobranzas y facturación desde una única plataforma, administrando cuotas, registrando pagos, emitiendo comprobantes y realizando el seguimiento de la morosidad de manera integrada
• Generar reportes e indicadores en tiempo real, con información consolidada sobre matrícula, asistencia, cobranzas y otros datos clave para facilitar la toma de decisiones y responder rápidamente a los requerimientos de supervisión y auditoría.

Glosario de Siglas

AEC: Acuerdos Escolares de Convivencia.

BNH: Base Nacional Homologada.

CES: Calendario Escolar Situado (Neuquén).

DDJJ: Declaración Jurada.

DEP: Dirección de Educación Privada (San Juan).

DNI: Documento Nacional de Identidad.

LUA: Legajo Único del Alumno.

OE1: Planilla de Organización Escolar OE1

PAP: Plan de Alfabetización Provincial (San Luis).

POF: Planta Orgánica Funcional.

PPI: Proyecto Pedagógico para la Inclusión.

SAGE: Sistema de Administración de la Gestión Educativa.

S.I.Un.Ed.: Sistema Integral Único de Educación (Neuquén).